工程档案整理服务收费标准,工程档案整理规范及要求标准

工程档案整理服务收费标准，工程档案整理规范及要求标准

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工程档案归档整理目录

本文选自《中国公路》杂志2025年第05期

文/山东省临沂市公路事业发展中心 刘伟 张玉冰

普通国省干线公路工程档案是在普通国省干线公路建设过程中逐步形成的，是直接反映工程项目整个建设过程的各种记录（图表、声像载体、文件材料等）的凭据，不仅直接为公路工程运营提供服务，更是后期国省干线公路维护管理、改扩建等工作的重要依据，是公路建设留下的宝贵财富。

普通国省干线公路工程档案，除具有档案共有的原始记录性、保存价值重要性等特征外，还具有其明显的独特属性。

文件来源广泛性

普通国省干线公路工程涉及面广、参与单位多，所有参与单位都产生和留存与各自职能相关的档案资料。前期有负责立项的规划、建设等单位，工程建设过程中有建设、勘察设计、施工、监理等单位，其档案来源十分广泛。

文件种类多样性

普通国省干线公路工程档案载体形式和转换方式丰富多样，有文件材料，如项目前期报批文件、工程管理文件、试验检测文件、工程管理文件、竣工验收文件等。有图纸、照片、视频等声像档案，有设备、财务、文书等不同类型，不仅形式多种多样，而且内容涵盖范围广，涉及项目建设各环节、各方面。随着公路工程建设的不断发展，过去以纸质档案为主的档案结构也发生了变化，电子档案的形式越来越多。

独特的领域专业性

普通国省干线公路工程档案记录了国省干线公路建设工程开展的全过程，涉及工程设计、施工、机械、检测等专业技术领域，并且各个专业伴随工程实施过程相互穿插交织。

周期长和明显的阶段性

普通国省干线公路项目建设周期一般都比较长，无论新建还是改扩建，按照现行政策，从规划、立项到竣工完成、投入运营，一般都需要几年的时间，有的项目甚至还可能出现中间搁置后再重新运作的情况，时间跨度大、周期长。因普通国省干线公路工程的阶段性特性，使其档案也明显分成项目前期审批立项、施工和竣工验收等阶段，各阶段档案既相对独立，又相互联系，组成一个完整的公路工程综合档案。

普通国省干线公路工程档案的独特属性，决定了其需要自己独有的管理方式。近年来，国家、地方和交通行业已出台一系列关于公路工程档案管理的政策法规，为公路工程档案管理提供了依据和制度保障。行业内工程建设等相关单位也建立了各自的档案管理制度，规范了公路工程档案管理的职责和要求。在实际工作中，仍然存在很多问题和困难。

档案意识、重视程度不同

公路工程项目建设过程中，各参与单位的档案管理意识不尽相同。有的单位对档案管理工作的重视程度不够，将力量聚焦在工程质量和工期考核等方面，忽略了档案管理工作。

档案收集不齐全完整

公路工程项目参建单位对档案的全流程管理意识相对薄弱。普通国省干线公路工程是一项专业、系统又复杂的工作，很多环节都要查阅使用前期形成的文件、数据、图纸等原始文件，容易造成个别档案资料丢失、坏损的现象。还有一些资料容易被忽视，像公路施工中一些临时工程变更、技术交底记录，CAD设计图纸、质量控制数据、施工影像资料、现场监控记录等电子档案。此外，一些新技术、新材料、管理系统的应用，也极易被遗漏。

相关标准执行落实程度不一

虽然国家和行业均出台了一系列关于档案管理的法律规范，但是在实际的普通国省干线公路建设项目实施过程中，很难做到统一、规范、系统。在国省干线公路工程项目的不同阶段、不同参与单位，甚至不同地区范围，对相关档案规范和标准的落实不尽相同，执行力度千差万别，还有一些单位档案管理随意性强，造成档案整理质量参差不齐。

缺少复合型档案人才

由于国省干线公路项目参与单位众多，有些单位档案工作人员不固定，有的单位委托第三方开展档案整理，人员专业能力和综合素质差别大，缺少复合型人才，有的不了解公路项目建设，有的缺少档案管理专业知识，在具体档案整理过程中极易对档案保存价值产生误判，或遗漏重要资料。

信息化管理程度不足

公路建设项目各参与单位对档案管理规范和标准执行的情况各不相同，大部分单位仍采用传统的管理方式，缺少通用的档案管理系统，很难实现统一规范的分类、存储和检索，档案信息整合、分析困难，影响了查阅利用的效率和质量，制约了档案深层开发利用。

提高对档案工作的重视和投入

提高普通国省干线公路工程档案质量，根本还是要加强对档案工作的重视和投入。在加强行业规范的基础上，普通国省干线公路建设项目业主单位，需加强对项目参与单位档案工作的考核、监管和指导，将档案工作融入项目建设，与项目建设管理同步，督促各单位提高对档案工作的重视，加强人、财、智等方面的投入。

建立统一的标准和规范

根据《建设项目档案管理规范》，建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准，业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门监督指导。普通国省干线公路工程项目业主单位，应根据国家、行业相关法律法规和标准规范，建立健全公路项目档案管理制度，明确项目各阶段、各单位档案管理的职责、流程和标准要求，确保跨部门、单位之间档案工作的规范性、系统性。明确档案收集、整理、归档、保管和利用等各流程标准和要求，建立健全档案综合考核制度，将档案质量与项目和绩效考核挂钩。

加强对档案收集环节的重视

业主单位应根据公路项目实施流程和普通国省干线公路工程要求，明确档案收集范围，制定全面详细的档案收集清单。例如，可以按项目实施阶段，将收集清单划分为前期、施工、监理、竣工等阶段，明确各阶段的档案材料清单，备注材料来源单位，为档案工作人员提供“清单”式参考。

建立并落实预归档制度。重视公路工程相关资料归档前的保存和管理，确保从项目起始阶段，就将档案工作与项目同步推进，并贯穿于项目实施全过程。确保档案人员尽早参与相关工作并及时收集档案资料，避免重要档案资料的损毁或丢失。

拓宽收集范围。普通国省干线公路项目实施时，存在很多电子文件，像设计图纸、检测数据、施工视频等，所以除纸质档案外，还应该重视收集电子文件等档案资料，建立相应收集机制，确保档案资料被及时完整收集。

加强复合型档案人才队伍培养

普通国省干线公路工程档案特定的专业领域性特征，对档案工作人员的综合素质提出更高要求。例如，一条国省干线公路的建设项目，其档案涉及勘察设计、施工、监理、检测、安全、现场管理等专业技术，具备档案技能，同时又熟悉公路工程相关专业知识的人员，更能确保档案收集整理的准确性、可用性和系统性。因此，提高档案质量，加强复合型人才的培养显得尤为重要。

建设单位要加强对档案工作的培训和指导。相关单位应提前介入，在工程施工招标完成时即针对普通国省干线公路项目特点，组织工程设计、施工、监理等单位相关人员进行专业培训，让管理人员和技术、施工人员了解档案收集和管理的重要性和基本要求；让档案人员熟悉公路项目建设流程和档案专业知识，熟知《中华人民共和国档案法》及交通运输部的《公路工程竣工文件材料立卷归档办法》《公路工程竣工文件材料归档范围及保管期限表》《交通建设项目档案管理登记办法》《交通建设项目档案专项验收办法》等公路工程档案相关法规。项目实施的各阶段，还要就档案收集整理实务、档案收集保管注意事项和软件操作等情况，组织检查指导和业务交流，侧重对档案人员实际操作能力的检验和提升。

加快信息化建设和可持续发展

推进档案数字化、信息化、智能化建设。以档案管理软件为依托，探索建立更适用于公路行业的专门档案管理系统和检索方式，方便使用者更快速、高效地利用档案。推进办公系统、项目技术管理系统与档案管理系统的衔接，建立真实详尽的公路全生命周期档案。探索普通国省干线公路从规划建设到后期运营养护、维修、改建等全过程的档案信息整合，进一步开发档案的智能分析利用，推进公路档案和国省干线公路管理工作高质量、可持续发展。

工程档案归档整理规则与方法

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一、工程档案资料归档责任划分

1、工程准备资料(包括开发报建、招投标资料等)，由各经办部门直接向监察室归档。

2、工程监理资料主要由监理单位负责编制并归档。

工程监理资料由具有工程监理职责工程部形成的，监理工程师将监理过程资料在三天内，其它监理资料在阶段性工程完成后统一移交工程部资料。

已委托监理单位的工程监理资料，由委托监理单位形成、编制、保管，待该工程完成后统一移交工程部资料室，工程部资料员对监理资料的形成进行监督和检查。

3、工程施工资料，主要由工程部监督控制，施工单位进行具体编制、收集、整理，并在每项分部工程完成后，一个月内统一移交工程部资料室。

4、工程竣工验收资料，由工程部组织，施工单位进行验收资料编制、收集并按规定移交给工程部汇总，由工程部牵头，施工单位配合报送城建档案馆。

5、工程结算资料，主要由施工单位及承包单位按照集团公司工程结算目录进行收集整理，经工程部审核，报工程主管领导审批，加盖工程部公章，提交给预决算部，由预决算部门在结算完毕后定期向监察室归档。

二、工程部日常保管资料

1、监理规划、细则及旁站方案：工程开工后，经工程部负责人审核，报公司主管领导审批，加盖监理公司公章，10天内交工程部资料室存档。

2、工程开工报告及开工令：在工程开工3日内，由监理工程师向工程部资料室归档。

3、分包单位资质报验：分包单位进场10天内将单位资质文件复印件加盖责任单位公章后，提交工程部资料室存档。分包单位主要包括建设单位、监理单位、（主体）施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩基础施工单位、装修单位（包含铝合金门窗）、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。

4、监理日志：原则上要求监理工程师每写完一本监理日志应于当天上交工程部资料室或监理公司资料员归档。

5、监理月报、总结：监理工程师每月底将监理月报表报工程部（或监理单位项目）负责人审批后盖章，向工程部（或监理单位）资料员移交存档，资料员需检查监理月报是否规范及符合要求。工程完工后，由项目经理编写监理工程总结，经监理总监签字，报工程主管（或监理单位）领导审批后盖章，10天内向工程部（或监理单位）资料员移交存档。

6、监理工作联系单及回复：施工单位来文，由工程部资料员统一接收，监理工程师审查后，由监理工程师或工程部资料员将回复下发给相关单位。同时工程部资料员将每份的联系单及相关回复要合并一起存档。

7、往来函件：由工程部资料员统一负责收发，公司内部往来函件和施工单位的往来函件要分开，分别编制序号后当天存档。

8、旁站记录：监理工程师在旁站工作完成后2天内将旁站记录交资料员归档。

9、单位工程坐标定位测量记录：工程开工前1周内上报资料室存档，测量记录必须有建设、施工、监理、设计等单位签字并加盖公章。

10、签证、委托、进度申请：监理工程师办理审批手续完毕后按相关制度规定交给工程部资料员。工程部资料员将签证、委托经工程部负责人签字，报公司主管领导审批；进度申请经工程部负责人审批，办理用印后由监理工程师或工程部资料员第二天分发给相关部门及施工单位，同时工程部资料室存档1份。

11、施工图纸：由总工室直接下发给工程部资料员，再由资料员分发给相关工程师。工程部资料室收到图纸的当天必须保证存档1份施工图纸。工程部资料室存档的图纸按单位工程分类保存即可。

12、检测报告、勘察报告：相关项目检测完毕由相关单位在1个月内交工程部资料员按照单位工程进行分类归档。

13、合同、施工许可证、规划证等项目证照复印件：施工现场保存复印件备查，由资料员统一保管并存放入柜，任何人不能随意复印,也不能带出办公区域及外借给其他部门。

14、结算资料：施工单位报送的结算资料，经监理工程师审核通过，项目经理、工程部负责人、公司主管领导审批后，由相关单位给预决算部报一份，由工程部资料员给施工单位一份，同时，资料室存档1份。

15、材料报验：施工单位上报的材料报验资料，监理工程师在3天内签字报工程部负责人审批后盖章，由监理工程师或资料员下发给施工单位，并由资料员按照单位工程分类存档。厂家合格证及检验报告不是原件的要加盖材料商的公章，并注明原件存放处。

16、施工报验资料（包括各种施工记录）：施工单位上报的隐蔽验收记录、检验批验收记录等施工记录，工程师在收到后3天内签字，经工程部负责人在报验资料台帐上审批，报验资料盖章完毕后，由监理工程师或工程部资料员下发给施工单位，并由工程部资料员按照单位工程进行分类存档。

17、图纸会审及设计变更：图纸会审及设计变更要按照单位工程进行分类归档，设计院下发的设计变更要首先交给工程部资料员，由资料员分发给相关工程师，下发的资料要相关人员签收，签收日期精确到时分。工程部资料室同时保留1份存档。

18、施工组织设计及分部工程施工方案：施工单位上报的《施工组织设计》经监理公司审核同意后7天内归档。《施工组织设计》中的施工单位及监理单位都必须加盖公章，总监要签名并加盖总监注册章。“编制人”和“审批人”等栏内的签字必须手签，施工单位审批人必须是施工单位技术负责人。不对外报送的工程《施工组织设计》中监理单位须加盖监理项目章，但可不必加盖公章，总监也不必签名，其它按上述要求办理。

三、须移交档案部门资料

项目竣工后，工程部必须向当地城建档案馆移交竣工资料，并同时应向监察室移交除一套完整的竣工资料（包含工程准备阶段、监理资料、施工过程资料、竣工验收资料及竣工图）外，还需要将该项目工程建设过程性管理资料移交保管。

具体移交内容及对象如下：

四、移交资料要求

1、归档工程文件组卷分类必须清楚，将不同的文件资料分开装订、同类型的资料装订成册，并按工程进度依次编制流水编号。

2、移交资料类别必须齐全，内容完整。

3、归档的工程文件原则上为原件。没有原件时，复印件要清晰，并注明原件存放位置。

4、归档文件应字迹清楚、签字盖章手续完备。

5、工程资料统一采用A4纸规格，不符合标准的原始资料要通过折叠和粘贴的方式达到A4幅面(297mm×210mm)规格，图标栏露在外面。由政府及专业检测机构编制的装订成册的文件材料（如勘察报告）除外。

6、工程资料尽量使用计算机打印（签名和日期除外），不得使用涂改液修改；签字和盖章程序要完备，不得使用圆珠笔、铅笔、复写纸等易褪色的书写材料。

7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，不能使用二底图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

8、所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。竣工图的折叠方式要符合档案馆的要求(一般情况下是折成手风琴的样式，见下图1）竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

9、凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。

10、制作竣工图只能以图纸会审、设计变更、工程洽商单三种为修改依据。

五、整理规范程序

（一）资料的整理及排列

1、整理方法

日常收集整理：按项目-单位工程进展先后所形成的资料类型装盒，按《工程技术资料归档移交规范整理要求列表》分类组卷。

附件1： 工程技术资料归档移交规范整理要求列表

备注：对于单位工程的划分，可以参照施工许可证或者根据现场实际情况划分，比如高层，可能是几栋楼组合在一起才是一个单位工程，对于别墅等资料较少的单体，可以按片区或者组团进行划分。几个项目共用并且无法分开的资料，可以组综合卷。

移交时整理要求：

（1）清整、检查各阶段形成的资料，确保严格按照附件1分类组卷；

（2）督促各工程师清理个人手中资料，将应归档的文件补充归档；

（3）粘贴案卷背脊：根据资料内容编写案卷题名及填写相关内容；

（4）将已装盒的卷内资料按件进行编流水号，页号从“1”开始，用铅笔书写在文件右下角，双面书写的文件，背面在左下角书写编号，折叠后的图纸一律写在右下角，并编制卷内目录。 （见附件）

（5）制作卷封皮及备考表（见附件）

（6）所有收发文要登记台账（见如下附件）

2、整理步骤

组卷年度：同类型、同一盒中资料最晚形成的时间就是组卷时间。

（1）根据工程进展顺序清整已装盒的资料，先按“单位工程-类型”的标准分类，然后分别按年度先后依次编顺序号，如：2002、2003、2004……。

A、不同档案盒或卷的排列方法：

同一个项目竣工工程、同一工程阶段的资料，则以组卷年度先后从低年度到高年度依次编号排列，以此类推，案卷盒的排列如：2008、2009……。

B、同一盒或卷内资料的排列方法：

同项目、同类型的资料放置于同一盒中或卷中。同一盒或卷内的资料按形成年度先后从低年度到高年度依次编号排列。

例：某盒中有两卷，即01、02，分别形成年度为2000、2001年，在盒中依次排列为2000、2001；又以某卷为例：某卷最早年度为1999，最晚年度为2001，卷内文件依次排列为1999、2000、2001年，其组卷年度为2001年）。

（2） 按工程进展分类型、分专业逐一清查盒中内容，按照类别进行组卷装订，不同类别的资料要分开装订，如工程开工令，同一个单位工程的则按照时间顺序装订在一起组成一卷，即使资料再少，也不能将不同类型的资料装订成一卷。

不同内容的案卷可以放在同一个档案盒中，该盒案卷题名根据盒内案卷的主要内容综合而成，比如一个档案盒中包含工程开工令、工程延期报告两卷资料，可以概括为：某某项目工程开工令、工程延期报告等资料。

当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。

（3）盒中每卷必须编制卷内目录与该卷一起装订，以便及时查阅相关卷内内容。

（4）填写《档案资料移交书》，向档案部门正式办理资料移交手续，并进行清点双方签字认可。

3、档案盒背脊格式：（参见以下附件）

六、工程资料分类原则

分类原则：按照各单位工程项目先分大类，再分小类。

1、根据工程项目的大小，预先分配一定数量或一片区域的铁皮柜空间；

2、把预留的铁皮柜分配到这个项目的每个单位工程，项目中的每个单位工程至少有一个铁皮柜，根据工程进度及工程规模进行合理逐步增加铁皮柜数量；

3、监理文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷；

施工文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷；

竣工图可按单位工程、子单位工程、专业立卷。

七、工程部移交资料流程

附件2：工程技术资料移交工作流程图

附件3：工程技术资料移交预验收申请表

八、注意事项

1、工程部资料员必须集中管理本部门的工程资料，任何人不得擅自将工程技术资料保留在个人手中。工程师在收到资料后，必须在规定时间内审批完毕，并及时向工程部资料室归档。

2、工程资料的分类要科学合理，原则上都要按照项目-单位工程进行分柜分类。工程部资料员收到资料后要及时归档编目，不得出现资料堆积的情况。

3、工程部资料室的档案柜要随用随锁，资料员离开电脑时要锁屏，并定期更换密码。

4、各种资料的收发台帐要登记及时详尽，重要资料的收发台帐（比如设计变更、图纸）要详细登记到时分。

5、工程师向工程部资料室借阅资料要办理登记相关手续，不得随意翻阅工程部资料室的资料。借阅审批要严格，要有部门领导签字并建立借阅台帐。

6、总工室下发的联系函件中涉及设计变更的要和其它设计变更的资料放在一起。

7、与外单位的联系函，有未取走函件的要及时跟踪并在台帐中标记，以便日后利用。

8、给各部门的联系函需要按照部门进行分类，主要有物业、总工室、产品质量监察中心及工程技术部。

9、纸质台帐和电子台帐要一一对应。

10、档案盒中不能出现夹带其它不相关资料的现象。

11、工程资料中的工程名称、规模、相关施工单位等信息要与施工许可证、规划许可证及规划验收证一致。

12、工程资料中的签字盖章手续要完备，不得出现漏签字漏盖章的情况。

13、监理日志的内容要详尽，如工程现状、工程进度、存在问题及改进措施等，每项工程阶段性完成后及时向工程部资料室归档，严禁在监理日志上乱涂乱画。

14、分包资质要在分包单位进场10天内交工程部资料室存档，分包单位主要包括建设单位、监理单位、主体施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩基础施工单位、装修单位（包含铝合金门窗）、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。

原标题为《工程部资料归档、保管、移交、整理……超齐全！》

工程档案保管期限

建筑工程专项验收作为保障工程合规性与质量的核心环节，严格遵循国家规范及地方相关要求。本文系统梳理13项必做专项验收的核心内容与实施流程，为工程从业者提供标准化操作指引。

一、规划类验收

1. 规划验线

- 验收条件：场地需实现“三通一平”（水通、电通、路通、场地平整），并由专业测绘机构完成放线工作，出具《建设工程测量成果报告书》。

- 核心流程：建设单位向规划部门提交验线申请表及测绘报告，经规划人员现场核验无误后，方可进入施工阶段。

2. 规划验收

- 验收条件：主体工程及外立面施工完毕，室外管网、道路、绿化工程同步完成，由测绘机构出具《竣工测量成果报告书》。

- 流程重点：建设单位需提交《规划验收申报表》，经规划部门现场查验并签章确认。

二、安全与设施类验收

3. 消防验收

- 验收条件：防火分区、消火栓、喷淋系统等完成联动调试，并通过第三方消防检测机构检测。

- 材料要求：需提供消防产品合格证、电气防火检测报告、工程竣工验收报告等7类文件。

4. 人防验收

- 验收条件：地下人防工程通风系统、人防门安装完毕，特殊情况可申请缓建证明。

- 流程要点：建设单位需提前7天通知人防监管部门参与验收，验收合格后15日内完成备案。

5. 电梯验收

- 验收条件：电梯安装或改造完成，经施工单位自检合格。

- 关键步骤：检验机构在10个工作日内安排检测，合格后由安全监察机构发放安全标志。

6. 防雷验收

- 验收条件：接地系统、金属门窗避雷装置安装到位，由检测机构出具《防雷装置检测报告》。

- 提交材料：包含防雷设计核准书、施工资质证明、产品合格证等6项文件。

三、环境与节能类验收

7. 室内环境验收

检测标准依据《民用建筑工程室内环境污控制规范》，检测时需按通风条件关闭门窗1 - 24小时，确保甲醛、苯等污染物浓度达标。

8. 建筑节能验收

验收重点聚焦外窗气密性现场检测、系统节能性能测试，需提交《民用建筑节能备案表》及新型墙体材料证明。

四、市政配套类验收

9. 供电验收

受送电装置按设计图纸施工完成，并签署《供电用电合同》。

10. 燃气验收

燃气管道及设备安装合格，签订《供气用气合同》。

11. 供水验收

中水系统调试完成，水质检测达标，签署《供水用水合同》。

五、档案与合规性验收

12. 工程档案预验收

竣工图、施工文件等资料需完整准确，经城建档案馆核验后出具预验收意见。

13. 无障碍设施验收

无障碍设施验收为强制性要求，未通过验收的项目不得办理竣工验收备案，重点核查坡道、盲道等设施。

结语：专项验收的底层逻辑

专项验收本质上是分阶段的风险管控机制，通过规划合规性、安全性、功能性、环保性四大维度的全面核验，有效规避工程交付后的系统性缺陷。工程从业者需着重关注验收材料的完整性（如检测报告、合同文件）与流程合规性（如提前报备、多部门协同），确保各环节具备可追溯性与可验证性。

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