合同归档管理系统，合同归档管理表格模板
大家好，由投稿人祁琴盈来为大家解答合同归档管理系统，合同归档管理表格模板这个热门资讯。合同归档管理系统，合同归档管理表格模板很多人还不知道，现在让我们一起来看看吧！
合同归档管理制度与流程
公司业务蹭蹭涨，合同文件叠叠高，怎么归档即规范、效率又高？
跟着小博的分享，用会博通文件档案管理系统进行合同归档，简单几步就完成！
下面为大家介绍两种思路，除了由档案管理员\法务\行政人员集中录入归档外，还可以由相关人员在各地扫描上传、再由档案员集中管理，上传与管理更灵活。
1、由档案员集中上传、集中管理
如果贵司的合同是集中递交由档案管理员\法务\行政人员处录入归档与管理，那么可参考这种方式，一气呵成完成纸质合同从著录、扫描、上传到归档储存的一体化录入。
首先，档案员可根据手中合同的对应分类，选中所需分类目录的最底层文件夹，在右侧界面的[新建]菜单下选择[文件]。
会博通系统提供了多种新建录入方式，这里我们以常用的[网页新建]为例。
接着，在弹出的档案属性界面中录入合同编号、 签订日期、合同金额等信息，进行档案著录。如果合同信息无法通过[标准属性]来完整著录，还可通过[附加属性]来补足。
最后，选择[扫描新建]，通过直连的扫描仪或高拍仪，即可扫描形成电子文件，点击[保存]完成录入，亦可勾选[提交后新建]继续录入下一份。
简单几步，即可一体化完成合同档案的著录、扫描上传与归档储存了。
2、由成员分布上传、档案员集中管理
对于业务量大、业务分散各地的企业组织来说，若先将文件传回档案员处，再“排队”等候扫描录入，不仅时间损耗大，人力消耗也会增加。当档案管理由法务、行政人员兼任时，上传工作的优先度还难以顾及。
这种情况，用会博通扫描机器人“龟仔”，就可以将扫描上传“这件小事”交给分布各地的相关人员了。谁形成，谁上传，再交由档案员应用档案管理机器人“猫仔”集中管理，效率也能更上一层楼。
有朋友可能会担心：不会操作怎么办？小博拍胸口保证：操作简单易上手！
成员应用“龟仔”扫描上传：
（1） 刷卡\扫码\输入账号密码，登录程序；
（2） 选择文件类型（由管理员设置可上传类型）；
（3） 放入文件，需注意方向及顺序，点击扫描；
（4） 如需继续上传，还可继续扫描，亦可上传电子版合同原稿作为附件；最后点击上传，文件即自动上传至预设路径下。
值得一提的是，应用“龟仔”时，还可点击文件标题进入属性界面，直接识别、复制双层PDF文件中的文字内容，填写到档案属性中，方便档案著录。
目前，一套会博通档案系统最大可支持200人扫描上传，且不占用系统注册用户数，所以非常适合多地需要数字化上传的情况。
档案员应用“猫仔”集中管理：
文件上传后，档案管理人员应用会博通“猫仔”，通过系统[归档编辑]平台，即可对收到的文件统一归档编辑管理。
还可通过统计功能中的各项统计表，如[档案归档文件台账]，来统计合同的归档情况，并可导出数据到Excel以便总结汇报。
以上就是本次介绍的内容，大家还有哪些想了解的应用场景？欢迎评论留言告诉我们！
合同归档管理流程
归档范围
合同档案指合同从签订到终止的整个过程中形成的体现签订各方意志的具有法律效力的文件及与之相关的具有保存价值的其他文件材料。具体包括：
合同文本及附件：合同的正式文本，包含补充协议、修正案等；与合同相关的附件，如技术规格说明书、图纸、清单、资质证明、授权委托书等。签订过程文件：合同谈判记录、会议纪要、往来信函、邮件等，反映合同签订过程中双方的协商、沟通情况；招投标文件，如招标文件、投标文件、中标通知书等。履行过程文件：合同履行过程中的相关记录，如发货单、收货单、验收报告、付款凭证、发票等；变更通知、变更协议等与合同变更相关的文件；双方就合同履行问题的往来函件、会议纪要等。其他相关文件：与合同有关的法律法规文件；合同涉及的担保文件，如保函、担保协议等；合同纠纷处理过程中的相关文件，如仲裁裁决书、法院判决书、和解协议等。保管期限
永久保存重要的合同协议：涉及企业重大权益、资产处置、战略发展等重要事项的合同，如企业并购合同、土地转让合同、长期战略合作协议等。
具有历史意义或重大影响的合同：对企业发展具有里程碑意义或在行业内有重大影响的合同。
可能产生长期法律责任或纠纷的合同：如存在潜在法律风险，可能在未来引发长期法律纠纷的合同。
定期保存30年：一般适用于重要程度较高、对企业经营活动有较长期影响的合同。如长期的采购合同、销售合同、技术研发合同、工程建设合同等，这些合同在较长时间内可能对企业的财务状况、业务关系等产生影响，需要保存较长时间以备查阅和参考。
10年：适用于一般性的、短期的合同以及合同履行过程中产生的一般性文件。如短期的租赁合同、服务合同、单次的采购订单、一般性的业务合作协议等，这些合同在履行完毕后的一定时间内可能仍有查阅需求，但重要性相对较低，保存10年通常可以满足后续可能的需求。
合同归档管理制度
【来源：北京市丰台区人民政府_部门动态】
审计中发现部分行政事业单位在合同管理中存在一些问题亟需予以重视规范。主要表现为，未建立健全合同管理内控制度；部分合同内容约定不严谨；部分合同执行不到位的现象。审计建议：一是强化合同管理意识，建立健全行之有效的管理制度，明确管理部门及职责权限；二是加强合同订立管理，明确合同订立的范围和条件，必要时可聘请第三方出具法律意见；三是对合同实行统一归口管理，明确管理部门，定期对合同进行分类、统一、归档管理；四是建立内部合同执行审查机制，建立各部门间的沟通协调机制、严格履行合同内容并作好监督检查工作。
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合同归档管理履职总结
合同法律实务：企业合同全流程风险管理
学习推荐：合同审查精要——企业合同全流程风险管理【网盘已更新】
一、合同审查核心概念梳理
案例1：合同性质（名为买卖实为借款）
某企业签订了一份“设备采购合同”，约定买方支付高额定金后，卖方以“回购条款”承诺到期返还本金及利息。法院认定该合同实为借贷关系，因违反金融监管规定被判无效。此案表明，**合同性质审查**需穿透表面条款，识别真实法律关系，避免因性质误判导致合同无效或法律纠纷。
案例2：合同的条款（概念约定不清）
某合作协议约定“甲方需提供必要技术支持”，但未明确“必要”的具体标准。履约中双方对技术支持的频次和内容产生争议，最终因条款模糊导致合作破裂。这提示，**条款表述的明确性**是合同审查的核心要求。
核心要点解析：
1. 合同审查的目的与意义
合同审查旨在通过法律技术与商业逻辑的结合，防范交易风险、保障交易安全，同时促进交易效率。例如，通过明确违约责任条款，可将违约成本提高至交易对手难以承受的水平，从而降低违约概率。
2. 三大原则
合法性原则：确保合同内容不违反法律强制性规定（如《民法典》第153条）。
利益平衡原则：避免权利义务严重失衡，例如在买卖合同中，需同时关注货款支付与质量验收条款的对等性。
可操作性原则：条款设计需便于执行，如争议解决条款应明确管辖法院或仲裁机构。
3. 基本前提
需充分了解交易背景、行业惯例及企业商业目标。例如，跨境合同需额外审查法律适用条款（如选择中国法或国际公约）。
4. 两类方法
正向审查法：逐条核对合同要素（如主体、标的、价款）的完整性。
逆向推演法：假设违约场景，验证条款能否有效救济。例如，模拟供应商延期交货时，违约金计算方式是否足以弥补损失。
5. 四个步骤
交易背景调查：确认合同目的及核心诉求；
基础信息核查：验证签约主体资质（如营业执照、授权文件）；
条款逐项审查：重点排查标的描述、验收标准、管辖条款等；
法律效力评估：确保合同生效条件（如审批、盖章）合法完备。
二、合同法律风险
1. 风险成因
外在原因：交易对手资信恶化、政策法规变化（如环保标准升级导致履约成本剧增）。
内在原因：企业合同管理制度缺失，如未建立履约监控机制或印章管理混乱。
2. 风险分类
主体风险：签约方无民事行为能力或超越权限（如分公司擅自对外担保）；
条款风险：格式条款未履行提示义务（如免责条款未加粗标注）；
履行风险**：货物交付后未及时验收，丧失质量异议权。
3. 具体危害
直接损失：某企业因未约定逾期付款违约金，导致500万应收款拖延3年，资金成本损失超百万；
商誉损害：因合同纠纷被列入失信名单，影响融资授信。
三、合同审查常见风险点与防控
1. 合同签订前
风险点：未核实交易对手涉诉记录（如通过“中国执行信息公开网”查询）；
防控措施：建立客户信用评级体系，对新客户要求提供财务报表及银行资信证明。
2. 合同签订时
风险点：条款冲突（如特殊约定与通用条款矛盾）；
防控措施：采用“冲突解决条款”，明确“特殊条款优先于通用条款”。
3. 合同履行中
风险点：口头变更未书面确认（如延长交货期未签补充协议）；
防控措施：建立履约台账，关键节点（如付款、验收）需双方法务签字确认。
四、企业合同合规管理
1. 常见问题
合同归档混乱，纠纷时无法调取原件；
电子合同未留存哈希值存证，易被篡改。
2. 八大流程
包括合同起草、会签审批、用印登记、履行监控、纠纷处理等。例如，用印需实行“双人核验”，防止盗盖。
3. 六大要点
权责分离：起草与审批岗位分离；
动态监控**：对长期合同（如房产租赁）定期评估履约环境变化。
五、典型合同审查风险清单
1. 股权激励协议
风险点：未约定退出机制，导致离职员工仍持有股权；
审查要点：设置成熟期条款及回购价格计算公式。
2. 房产租赁合同
风险点：转租条款缺失，承租方擅自分租；
审查要点：明确转租需书面同意，并约定擅自转租的日违约金。
3. 保证合同
风险点：未明确“连带责任保证”，导致一般保证人享有先诉抗辩权；
审查要点：条款需载明“保证人放弃先诉抗辩权”。
结语
合同风险管理需贯穿交易全生命周期。企业应建立“法律+业务+财务”协同机制，例如，业务部门负责履约跟踪，法务部门定期更新合同模板，财务部门监控付款异常。通过系统化管控，方可实现风险可控与商业目标的双重达成。
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