合同档案管理工作总结,合同档案管理的主要内容

合同档案管理工作总结，合同档案管理的主要内容

大家好，由投稿人何安来为大家解答合同档案管理工作总结，合同档案管理的主要内容这个热门资讯。合同档案管理工作总结，合同档案管理的主要内容很多人还不知道，现在让我们一起来看看吧！

合同档案管理办法

公司业务蹭蹭涨，合同文件叠叠高，怎么归档即规范、效率又高？

跟着小博的分享，用会博通文件档案管理系统进行合同归档，简单几步就完成！

下面为大家介绍两种思路，除了由档案管理员\法务\行政人员集中录入归档外，还可以由相关人员在各地扫描上传、再由档案员集中管理，上传与管理更灵活。

1、由档案员集中上传、集中管理

如果贵司的合同是集中递交由档案管理员\法务\行政人员处录入归档与管理，那么可参考这种方式，一气呵成完成纸质合同从著录、扫描、上传到归档储存的一体化录入。

首先，档案员可根据手中合同的对应分类，选中所需分类目录的最底层文件夹，在右侧界面的[新建]菜单下选择[文件]。

会博通系统提供了多种新建录入方式，这里我们以常用的[网页新建]为例。

接着，在弹出的档案属性界面中录入合同编号、 签订日期、合同金额等信息，进行档案著录。如果合同信息无法通过[标准属性]来完整著录，还可通过[附加属性]来补足。

最后，选择[扫描新建]，通过直连的扫描仪或高拍仪，即可扫描形成电子文件，点击[保存]完成录入，亦可勾选[提交后新建]继续录入下一份。

简单几步，即可一体化完成合同档案的著录、扫描上传与归档储存了。

2、由成员分布上传、档案员集中管理

对于业务量大、业务分散各地的企业组织来说，若先将文件传回档案员处，再“排队”等候扫描录入，不仅时间损耗大，人力消耗也会增加。当档案管理由法务、行政人员兼任时，上传工作的优先度还难以顾及。

这种情况，用会博通扫描机器人“龟仔”，就可以将扫描上传“这件小事”交给分布各地的相关人员了。谁形成，谁上传，再交由档案员应用档案管理机器人“猫仔”集中管理，效率也能更上一层楼。

有朋友可能会担心：不会操作怎么办？小博拍胸口保证：操作简单易上手！

成员应用“龟仔”扫描上传：

（1） 刷卡\扫码\输入账号密码，登录程序；

（2） 选择文件类型（由管理员设置可上传类型）；

（3） 放入文件，需注意方向及顺序，点击扫描；

（4） 如需继续上传，还可继续扫描，亦可上传电子版合同原稿作为附件；最后点击上传，文件即自动上传至预设路径下。

值得一提的是，应用“龟仔”时，还可点击文件标题进入属性界面，直接识别、复制双层PDF文件中的文字内容，填写到档案属性中，方便档案著录。

目前，一套会博通档案系统最大可支持200人扫描上传，且不占用系统注册用户数，所以非常适合多地需要数字化上传的情况。

档案员应用“猫仔”集中管理：

文件上传后，档案管理人员应用会博通“猫仔”，通过系统[归档编辑]平台，即可对收到的文件统一归档编辑管理。

还可通过统计功能中的各项统计表，如[档案归档文件台账]，来统计合同的归档情况，并可导出数据到Excel以便总结汇报。

以上就是本次介绍的内容，大家还有哪些想了解的应用场景？欢迎评论留言告诉我们！

合同档案管理及档案利用制度

第一章 总则

第一条 目的 为加强项目经理部对合同的管理，规范合同签订、履行、变更及结算等环节，防范合同风险，确保项目目标的实现，特制定本管理办法。

第二条 适用范围 本办法适用于项目经理部在项目实施过程中涉及的所有合同，包括但不限于施工合同、分包合同、采购合同、服务合同等。

第三条 管理原则

合法性原则：合同的签订、履行和变更必须符合国家法律法规及公司相关规定。效益性原则：合同应以实现项目经济效益和目标为核心，确保合同条款合理、公平。风险控制原则：合同管理应注重风险识别、评估和控制，确保合同履行过程中的风险可控。责任明确原则：合同管理责任明确到人，确保各环节责任清晰、落实到位。第二章 合同管理职责

第四条 项目经理部职责

负责合同的起草、审核、签订、履行、变更及结算等全过程管理。组织合同交底，确保项目团队成员了解合同条款及责任分工。监督合同履行情况，及时发现并处理合同履行中的问题。负责合同档案的整理、归档及保管。

第五条 合同管理人员职责

负责合同的日常管理工作，包括合同文本的起草、审核、签订、变更及存档。跟踪合同履行情况，定期汇报合同执行进度及问题。协调合同履行中的争议，及时上报重大问题。定期对合同管理情况进行总结分析，提出改进建议。第三章 合同签订管理

第六条 合同签订流程

合同起草：合同文本由项目经理部负责起草，内容应包括合同双方信息、合同标的、价款、履行期限、违约责任等。合同审核：合同文本需经项目经理部审核，重点审查合同条款的合法性、合理性及风险点。合同签订：合同经双方签字盖章后生效，项目经理部负责合同文本的保存及分发。

第七条 合同签订要求

合同签订前，应核实对方的主体资格、资质及履约能力。合同条款应明确具体，避免模糊不清或歧义。合同签订应遵循公平、公正、合法的原则，不得损害公司利益。

第八条 合同主体资格审查

对方为法人的，应审查其营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等。对方为自然人的，应审查其身份证件、授权委托书等。对方为其他组织的，应审查其合法有效的证明文件。

第九条 合同条款审查

合同标的：明确合同标的的名称、规格、数量、质量等。价款与支付：明确合同价款的计算方式、支付方式、支付时间等。履行期限：明确合同履行的起止时间及各阶段的时间节点。违约责任：明确违约行为的认定及违约责任的承担方式。争议解决：明确争议解决的方式及管辖机构。第四章 合同履行管理

第十条 合同履行监督

项目经理部负责合同履行的全过程监督，确保合同条款的严格执行。定期检查合同履行情况，及时发现并解决履约过程中的问题。

第十一条 合同变更管理

合同变更需经双方协商一致，并签订书面变更协议。合同变更应遵循原合同签订的审批流程，确保变更内容合法有效。

第十二条 合同违约处理

发现对方违约时，应及时采取措施维护公司权益，并书面通知对方。对方违约造成损失的，应按照合同约定追究其违约责任。

第十三条 合同履行中的风险管理

定期评估合同履行中的风险，制定风险应对措施。对重大风险应及时上报，并采取紧急措施进行处理。第五章 合同结算管理

第十四条 结算流程

合同结算需按照合同约定的支付条件和时间节点进行。结算时需提供完整的结算资料，包括发票、验收报告等。结算完成后，合同管理人员应及时更新合同台账，记录结算情况。

第十五条 结算审核

结算资料需经项目经理部审核，确保资料齐全、真实有效。严禁超合同约定支付款项，确保结算合规。第六章 合同风险管理

第十六条 风险识别与评估

项目经理部应定期对合同风险进行识别和评估，制定风险应对措施。重点关注合同履行中的法律风险、履约风险及市场风险。

第十七条 风险应对措施

针对识别的风险，制定具体的应对措施，包括但不限于合同条款调整、保险安排、法律咨询等。对重大风险应及时上报，并采取紧急措施进行处理。第七章 合同档案管理

第十八条 合同档案要求

合同档案应包括合同文本、变更协议、结算资料及其他相关文件。合同档案应分类整理，妥善保管，保存期限不少于合同履行完毕后五年。

第十九条 合同档案查阅

合同档案的查阅需经项目经理部批准，查阅人员应填写查阅登记表。严禁私自复印或泄露合同档案内容。第八章 考核与奖惩

第二十条 考核机制

项目经理部对合同管理情况进行定期考核，考核内容包括合同签订、履行、变更及结算等环节。对合同管理表现优秀的个人或团队给予表彰或奖励。

第二十一条 奖惩措施

奖励措施：对在合同管理中表现突出的个人或团队，给予 500-2000 元的奖励。处罚措施：因合同管理不善导致公司损失的，视情节轻重对责任人进行处罚，包括警告、罚款或降职等。未按要求履行合同管理职责的，每次罚款 200-500 元。第九章 附则

第二十二条 本办法由项目经理部负责解释与修订 第二十三条 本办法自发布之日起生效

合同档案管理方法和技巧

项目合同管理过程:

1.合同签订管理

2.合同的履行管理

3.合同的变更管理

4.合同的档案管理

5.合同违约索赔管理

合同档案管理规范

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档案管理办法模板

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理工作，提高档案管理水平，更好地为公司各项业务发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》、《银行档案管理办法》有关规定，特制定本办法。

第二条 本办法所称档案，指公司在管理和业务活动中直接形成的、对公司有保存和利用价值的各种文字、图表和声像等不同载体的历史记录。公司档案的类别如下：

（一）文书档案，包括:

1．党群工作类：包括党务工作、纪检工作、工会工作等。

2．行政管理类：包括上级来文，外来文件、会议材料、议案、决议、会议纪要、内部发文、签报、公司制度等。

3．经营管理类：产品研发、产品手册、营销方案、营销宣传、营销活动、营销培训、营销计划、操作手册、操作规范等。

（二）会计档案，包括：会计凭证、会计账簿、会计报表等。

（三）合同档案，包括：人事合同、业务合同、采购合同、租房合同、其他合同等。

（四）声像档案，包括：照片档案、录音档案、视频档案等。

第三条 公司档案工作实行统一领导和分散管理。其中，办公室统一领导公司档案日常工作，制定档案工作中长期计划，检查督导档案工作的落实情况，保管公司总部除人事合同档案、会计档案和党群档案外的所有档案；各分公司及总部其他部门分别按照各自业务或管理职责范围，保管本单位经营管理过程中形成的档案。

第四条 各单位必须按照本办法的规定和要求，配备必要的文件柜，指定专人（原则上兼岗）做好本单位档案的收集、整理、立卷、归档和保管工作，切实维护档案的完整与安全，对档案实行科学管理，方便利用。

第二章 档案的归集

第五条 档案的归集范围

凡各单位在工作过程中产生的记录了重要活动、决定、权限、职责、信息等的载体，均应纳入档案的归集范围，包括但不限于：

（一）各类公文；

（二）有权人签字样本、印模及标有有权人签字和本单位印章的各类材料；

（三）与本单位及公司领导、客户单位关键人物有关的活动、会议的记录性材料（如：纪要，照片、录音和视频等）；

（四）人事、财务、物品管理过程中的记录性材料；

（五）国家有关部门或客户单位要求保存的其他类材料。

第六条 档案的归集时间

（一）档案的归集应当及时；

（二）档案能否进行归集以所涉及的活动、业务、会议和决定等事项是否完结为标志；

（三）原则上，各单位应逐月对上一月度本单位形成的档案资料进行归集、整理和编目，并在档案管理电子台账中进行登记（电子台账见附件4），做好入库记录。

第七条 档案的归集要求

（一）归档的材料必须是原件；

（二）每份档案的底稿、附件和与所反映事项、内容相关的签报、批示等附属材料应齐全完整。如存在不齐全、不完整的情况，应在档案管理电子台账中进行登记；

（三）一般情况下，归档的档案材料一式一份；

（四）档案归集时，应去除金属物和杂物，并对破损、字迹扩散的材料进行修补，传真件和字迹扩散的文件应复制并与原件一并归档；

（五）已归集的档案应按年度、保管期限、密级程度和内容等分类存放、分类立卷，不同卷别之间以及卷内资料的排列应保持历史或逻辑关系，按照便于利用的要求进行系统排列。

第八条 档案的归集程序与方法

（一）分类

1.区分年度，将档案资料按形成年度分开；

2.区分保管期限，将档案资料按永久、长期和短期等三种保管期限分开；

3.区分内容，将档案按文书、财务、合同、声像等类别分开。

（二）装订

归档的材料应逐项装订，且正本在前、定稿在后，复文在前、来文在后，使用的装订用品应利于档案保管。

（三）装盒

档案应按照部门（分公司、数据业务事业部）、档案类别、档案形成年度等进行编号后再放入档案盒（编号要求见附件1）。例如：“01-02-DWGZ-2015001”，其中：“01”代表办公室；“02”代表经营管理类档案；“DWGZ”代表档案小类的“党务工作”材料（无档案小类时，可省略）；“2015”代表档案形成年份为2015年；“001”代表流水号。

（四）标识

档案装入档案盒时，应对其进行必要的标识，在档案盒封面填写档案内容、整理者和日期，档案盒内附所装档案明细清单。如启用条形码、二维码等代替以上手工标识内容，则应同时做好实物档案的扫描电子化、信息系统管理等工作，确保实物档案标识的完整和可追踪查询。

第三章 档案的保管期限

第九条 凡是反映本单位主要活动和基本历史面貌，对公司有长远利用价值的档案资料，如：上级单位、股东单位和董事会所做的决定、来文、会计档案、人事档案等列为永久档案。

第十条 凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本公司有利用价值的文件材料，如：全公司工作会议文件材料，大型重要专业会议文件材料，公司大事记、组织机构沿革等编研材料，各分公司、数据业务事业部及总部各职能部门报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料，列为长期档案（30年）。

第十一条 凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料，如：一般性会议材料，公司制发的印信(印模)底样及公章使用记录，各类业务、采购合同，各分公司、数据业务事业部及总部各职能部门报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料，列为短期档案（10年）。

第十二条 凡是介于两种保管期限之间的档案材料，保管期限一律从长。

第四章 档案的保管场所

第十三条 各单位应创造条件设立专门的档案保管库房。如受客观条件限制，无法达成以上目标时，应至少配备专门的带锁文件柜用于保管档案，且需在文件柜门上或适当位置进行必要的档案标识。

第十四条 档案库房或档案柜需配备必要的监控和消防设施，或置于监控范围及消防保护范围之内，达到防火、防盗、防潮、防虫的要求，以保证档案的安全。

第十五条 档案库房和档案柜的钥匙应由专人保管，并做好责任人交接登记。

第五章 档案的开发与利用

第十六条 公司内部人员可查询和借阅档案，但需办理相应的审批手续，填写《档案借阅申请表》（见附件2），且应在约定的时间之内及时归还，档案管理人员应在档案管理电子台账中进对档案借阅进行登记。如启用档案信息管理系统，则相关的审批手续在系统中完成。

第十七条对外单位借阅档案，应从严控制，并经公司总部主管总经理审批同意后方可外借。

第十八条档案管理过程中，相关人员应严格遵守保密制度，不向无关人员透露档案涉及的内容，切实维护本单位和公司的利益。

第六章 档案的销毁

第十九条已过保管期限并经审查鉴定，确认无保存价值的档案须进行销毁。

第二十条每年底，办公室会同有关部门、单位对已到保管期限的档案进行鉴定，提出处理意见，报总经理审批。

第二十一条经鉴定并审批同意销毁的档案，应当按照以下规定销毁：

（一）申请档案销毁的部门需填写《档案销毁申请表》（见附件3），经相关领导审批同意后才能开展档案销毁工作，由包括单位负责人在内的两人负责监销，销毁后双方签字确认。

（二）档案只能采用焚毁方式销毁，不能出卖或作其他用途。

第二十二条档案销毁后，档案人员须在档案管理电子台账中注明“已销毁”的字样，同时将销毁申请表等整理归档。

第二十三条每年底，办公室需组织对库存档案的数量及收进、利用、销毁等情况进行检查。

第七章 附则

第二十四条各单位可根据本办法的规定和要求，拟定本单位、业务条线的档案管理工作实施细则。

第二十五条本办法由公司办公室负责制订和解释。

第二十六条本办法自签发之日起实施。

附件:

1.编号要求

2.档案借阅申请表

3.档案销毁申请表

4.档案管理电子台账模板

部门（分公司、数据业务事业部）代码

档案分类代码

档案借阅申请表

借阅者须知：

档案资料是公司的宝贵财富及历史发展的依据。借阅者应切实负责所借阅档案资料的安全、保密和完善，不得拆散或撕去其中文件，不得擅自在文件上作标识或涂改，未经主管领导批准及档案部门同意，不得摄制、复印和公开。

档案销毁申请表

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